「入札書の書き方がわからない」「他に必要な書類はある？入札書封筒の書き方は？」
以上のような疑問をお持ちの方も少なくないのではないでしょうか。
入札書や入札書封筒は、入札に参加するうえで提出が必要な書類です。一方で、書き方や必要書類に不備があると、入札参加自体が無効になってしまう場合もあります。
そこで今回は、入札書の書き方について解説していきます。
そもそも入札とはどのようなものなのか、また、入札書封筒の書き方についても詳しくみていきましょう。
入札書とは
入札書とは、一般競争入札や指名競争入札に参加する際に、入札金額を記載する書類のことです。
指定様式に記入して紙で作成する方法と、電子入札の場合はシステムに入力して作成する2つの方法があります。いずれかの方法によって作成した入札書を発注機関へ提出します。
提出を受けた発注機関が入札書に記載された金額等に基づいて落札者を決定するというのが、大まかな流れです。
なお、発注機関によって異なる入札書の様式を指定している場合があります。入札書作成にあたっては、指定の様式があるかを確認することが重要です。
入札に必要な書類とは
入札に必要な書類として、入札書をはじめとした以下の書類が挙げられます。
- 入札書
- 内訳書
- 委任状
- 入札書封筒
ここからは、それぞれがどのようなもので、何を記載するか等、詳しく見ていきましょう。
入札書
入札書は、入札に参加するために必要不可欠な書類です。詳しくは後ほど解説しますが、入札金額や入札者に関する情報を記載することになります。
内訳書
内訳書は、入札書に記載されている金額の内訳を記載する書類です。
法律により提出が義務付けられている書類のため、提出をしなかったり不備があったりすると、入札自体が無効になってしまう場合もあります。
また、入札書の金額と内訳書の金額が異なる場合も、入札が無効になる場合があります。作成にあたっても注意が必要な書類です。
委任状
委任状は、代理人が入札に参加する場合に必要になる書類です。
代理人が入札に参加する場合というのは、会社の代表者以外の名前で入札に参加する場合ということになります。例えば、支店長や部長の名前で入札に参加する場合は、支店長や部長への委任状が必要です。
こちらは会社によっても必要かどうかが異なる書類であるという点に気をつけましょう。
入札書封筒
入札書封筒とは、名前のとおり入札書を入れる封筒です。
こちらも後ほど詳しく解説しますが、封筒自体に指定があったり、決められた場所に封印が必要であったりと、細かな条件がいくつかあります。
これらの条件を満たさなければ、入札が無効になる場合もあります。単純に入札書を入れるだけの封筒ではなく、作成にあたって細かい条件があることに注意が必要です。
入札書の書き方
入札書を作成するにあたっては、記載事項のほかにもいくつか気をつけなければならない点があります。
不備がある場合は最悪、せっかく提出した入札が無効になることにも繋がります。そこでここからは、記載事項や入札書を書くうえでの注意点、実際に無効になってしまった事例を見ていきましょう。
入札書の記載事項
入札書の記載事項として、以下のようなものが挙げられます。
- 入札件名
- 入札金額
- 日付
- 会社名
- 会社住所
- 代表者名
- 代理人名
発注機関によっては指定された様式があり、記載事項が異なる場合もあります。なお、日付についても、発注機関によっていつの日付を記載するのかが異なります。まずは発注機関が公開する情報を確認し、何を記載しなければならないかを調べるところからはじめましょう。
入札書の書き方の注意点
入札書の書き方として特に注意が必要な点として、以下のようなものが挙げられます。
- 一旦記載した金額は訂正しないこと
- ゴム印の使用が認められているか確認しておくこと
- 提出期限を遵守すること
一旦記載した金額を訂正してしまうと、後ほど解説するように入札が無効になってしまう場合があります。
ゴム印の使用にも注意が必要です。発注機関によって、ゴム印の使用が認められている場合と、認められていない場合があります。入札書を提出する発注機関はゴム印の使用を認めているか事前に確認しておきましょう。
当然ですが提出期限にも気をつけなければなりません。
作成にあたって注意しなければならない点は数多くありますが、提出期限には間に合うよう、余裕をもった作成を心がける必要があります。
無効になる場合
入札書の書き方により、以下のような場合では入札が無効になります。
- 入札金額を訂正してしまう
- 入札書記載の金額と内訳書の金額がことなる
- 消去可能な筆記用具で記載してしまっている
- 提出期限を過ぎてしまう
入札書のほかに提出が必要な内訳書ですが、この内訳書との金額が異なることで、入札が無効になってしまう場合があります。
また、記載する筆記用具にも注意が必要です。鉛筆やシャープペンシルはもちろん、消えるボールペンのような消去可能な筆記用具での記載も、無効になってしまいます。
提出期限に気をつけながら、発注機関の公開する情報も確認して不備のない入札書を作成しましょう。
入札書封筒の書き方
入札書を入れる入札書封筒にも、細かなルールがあります。
不備があって無効にならないためにも、ここからは記載事項や書き方の注意点について確認していきましょう。
入札書封筒の記載事項
入札書封筒の記載事項として、以下のようなものが挙げられます。
- 発注機関名
- 入札番号
- 入札件名
- 「入札書在中」の記載
- 会社の住所
- 会社の名前
- 代表者名
- 代理人名
なお、入札書封筒も入札書と同じく、発注機関によって書き方が異なります。発注機関が記入見本を出しているので、よく確認して作成するようにしましょう。
入札書封筒の書き方の注意点
入札書封筒を書くうえでは、特に以下の点に注意が必要です。
発注機関や入札案件によっては、記入する文字の一部を朱書きする必要があります。朱書きが必要なのか、どの部分を朱書きするのかについて注意しなければなりません。
また、封筒の合わせ部分には代表者印（または代理人印）による封印が必要です。一見細かいことのようにも思えますが封印がないことで入札が無効になることもあります。発注機関の記入見本をよく確認するようにしましょう。
無効になる場合
入札書封筒の不備によって無効になる場合としては、以下のようなものが挙げられます。
- 封緘がない（糊付けされていない）
- 封印がない（押印がされていない）
- 複数の入札書をまとめて入れている
- 指定以外のものを使用している
- 必要事項の不備がある
複数の入札書をまとめて入れることはできません。1つの入札書封筒に複数の入札書を入れないよう気をつけましょう。
記載事項に気をつけることも重要ですが、封緘や封印の不備も入札の無効に繋がる場合があります。記載事項や封印の箇所など、詳しくは提出する発注機関が公開している記入見本で確認しておきましょう。
まとめ
入札書の書き方や入札書封筒の書き方について解説してきました。まとめると以下のようになります。
- 入札書とは、入札に参加する際に入札金額を記載する書類である。
- 入札に必要な書類は入札書のほかに内訳書、委任状、入札書封筒がある。
- 入札書を作成する際は、発注機関が指定する様式に従わなければならない。細かな条件があり、条件を満たさないと入札が無効になる場合があるので注意が必要である。
- 入札書封筒にも発注機関によって細かなルールがある。発注機関が記入見本を公開しているので、確認しながら作成していく。
入札にあたって必要な入札書や入札書封筒には、発注機関によって異なる注意点があります。公開されている情報をよく確認したうえで、書類の不備によって入札が無効になることのないよう気をつけて作成しましょう。