「都内の23区や市町村の入札に参加したいが、手続きの方法がわからない」
「東京の共同電子申請の流れを分かりやすく教えてほしい」
以上のような疑問や要望をお持ちの方も多いかと思います。
東京都内の市区町村や一部事務組合等が発注する競争入札に参加するためには、入札参加資格の申請が必要です。しかし、申請にあたっては事前に準備しなければならないものも多く、難しいと感じる方も少なくないのではないでしょうか。
そこで今回は、東京の共同電子申請について、詳しく解説していきます。申請の流れや受付時期についても詳しく確認していきましょう。
東京の共同電子申請とは？
東京の共同電子申請とは、東京都内の市区町村や一部事務組合への申請・届出といった手続きを、インターネットを利用して行うことができるものです。
都内の特別区・市町村が公募する入札案件に参加するためには、「東京電子自治体共同運営電子調達サービス」により、入札参加資格審査申請が必要になります。
東京都や都内の省庁、外郭団体の入札案件参加には、別に申請しなければならないため、注意しておきましょう。
東京の共同電子申請で申請できる資格
申請できる資格は、大きく分けて建設工事等と物品買入れ等の2種類があります。
建設工事等の資格とは
建設工事等は建設工事に関係する入札案件に参加するための資格で、業種が多いことが特徴として挙げられます。
他の多くの自治体では建設業許可に対応した29業種から、希望業種を選択するのが一般的です。
一方で、東京共同の場合はより業種が細分化されています。また、「建築設計」や「測量」等も選択でき、他の自治体では測量・建設コンサルタントとして申請する業種も一緒に申請できるのも大きな特徴です。希望業種の選択にあたっては、申請に必要な条件をよく確認しておく必要があります。
場合によっては経営事項審査を複数業種受審していなければならない場合や、特定の資格を保有する技術者の雇用が求められます。
加えて、業種ごとに「同時に申込ができない業種」が定められており、自社が希望すべき業種を十分に吟味しなければなりません。
物品買入れ等の資格とは
物品買入れ等は、物品の納入や業務委託に関する入札案件に参加するための資格です。
事務用品や機械器具をはじめとした物品に関するものと、印刷や清掃、調査等の業務委託に関するものの、多様な業種から選択することができます。
数多くある「営業種目」から、さらに「取扱品目」として細分化されるため、自社が取り扱う業務が該当するものをよく確認しておきましょう。
特徴としては「その他」という項目が用意されている点です。手引きに挙げられている営業種目に自社の取扱業務がなくとも、その他として申請できる場合があります。
東京の共同電子申請の参加自治体
東京の共同電子申請には、以下の自治体・一部事務組合が参加しています。
特別区
市町村
一部事務組合
共同電子申請によって、以上のうちから希望する特別区、自治体、一部事務組合に一括して申請することが可能です。
東京の共同電子申請の受付時期
東京の共同電子申請では、初めて資格を取得する申請と、継続して資格を更新する申請で受付時期が異なります。
ここからは、新規申請と継続申請について、それぞれの受付時期を確認していきましょう。
東京の共同電子申請に新規で申請する場合
新規で申請をする場合は、随時受付のため、いつでも申請をすることができます。
初めて登録を希望する場合だけでなく、過去に資格を有していたが、今は資格がなく新たに登録を希望する場合も、随時受付となります。
東京の共同電子申請に継続して申請する場合
既に有している資格を継続して登録する場合は、事業者によって受付期間が異なります。
受付期間は有効期限から計算する必要があるので、まずは有効期限から確認していきましょう。入札参加資格の有効期限は、「申請日の直前の決算月の翌月から起算して1年8か月後の月の末日」となっています。
具体的には、以下のようになります。
7月決算の事業者が、2023年10月に申請を行った場合
資格の有効期間は2023年8月1日（申請日の直前の決算月の翌月）～2025年3月31日（1年8か月後の月の末日）
そして、継続申請は、この有効期限前の8か月間の期間にしなければなりません。
上の例のように2025年3月31日が資格の有効期限であれば、2024年8月1日～2025年3月31日の期間で申請をすることになります。
以上のように、資格を継続する場合は事業者によって受付期間・有効期限が異なります。せっかく取得した入札参加資格を切らさず継続していくためには、有効期限と申請期限の適切な管理が必要です。
東京の共同電子申請の流れ
東京の共同電子申請では、おおまかに以下のような流れで手続きを進めていきます。
- 申請の手引きの確認
- 電子証明書の取得・事前準備
- 下書き用紙の作成
- 電子証明書の登録
- 申請プログラムの取得・申請データ入力
- 申請データ送信
- 必要書類の郵送
- 受付完了の確認・その他情報の登録
ここからは、以上の流れについて一つずつ解説していきます。
申請の手引きの確認
まずは公開されている手引きを取得し、希望する業種や手続きに関する確認を行います。
手引きは東京電子自治体共同運営電子調達サービスに掲載されており、建設工事等、物品買入れ等の業種ごとに分かれています。
申請の流れや業種の詳細について記載されているので、まずは手引きの確認をしっかりと行いましょう。
電子証明書の取得・事前準備
申請にあたっては、対応した電子証明書（ICカード）の取得が必要になります。
電子調達サービスで利用できる電子証明書は、「電子入札コアシステム対応認証局」が発行するものです。
加えて、電子証明書取得時の利用者は、代表者又は代理人いずれかでなければなりません。電子証明書の取得にあたっては、ホームページもよく確認したうえで、以上のような条件に沿ったものを取得するようにしましょう。
電子証明書は、購入から手元に届くまで、2週間から1か月程度の期間を要します。余裕をもって準備しておく必要があるため、注意が必要です。
下書き用紙の作成
申請データを入力するために、下書き用紙を作成します。
申請データを入力する際は、会社に関する様々な事項の入力が必要です。場合によっては、入力のために手元に準備しておくべき書類もあります。
下書き用紙は提出が必要な書類ではありませんが、申請プログラムにスムーズに入力するために、準備しておいた方がよいでしょう。
電子証明書の登録
必要な事前準備として、電子証明書の登録があります。
後に必要となる申請プログラムの取得には、電子調達サービスにログインしなければなりません。そして、ログインのためには電子証明書の登録を行う必要があります。
ログインが正常にできない場合は、事前準備の段階から見直すことになります。
申請プログラムの取得・申請データ入力
事前の準備が完了したら、申請プログラムを取得してデータを入力していきます。
東京の共同電子申請では、申請プログラムを使用して申請データを作成します。電子調達サービスにログインし、申請プログラムをパソコン保存した後、申請データを入力しましょう。入力済みの下書き用紙があれば、そのとおりに入力することでスムーズに作成できます。
データの入力が完了したら、内容を確認のうえ、申請データを出力します。
入力内容チェックリストを印刷できるため、データを送信する前に誤りがないか、再度チェックをするようにしましょう。
申請データ送信
申請プログラムで作成したデータを、電子調達サービスによって送信します。
送信後に印刷できる「郵送書類確認用紙」は、書類を郵送する際に必要であるため、印刷しておきましょう。なお、送信でエラーが出た場合は再度申請データを確認し、入力内容を修正します。
必要書類の郵送
データを送信した後は、必要な書類を郵送します。
必要な書類は、手引きや送信後印刷できる「郵送書類確認用紙」に記載されています。一般的に必要となるのは、以下のような書類です。
- 履歴事項全部証明書
- 身分証明書
- 住民票
- 財務諸表
- 納税証明書
- 登記されていないことの証明書
- 社会保険等に加入していることを証明する資料
※雇用保険領収書及び労働概算確定保険料申告書など
以上の書類はあくまで一例です。
申請者によっても書類は異なるため、手引きや「郵送書類確認用紙」をよく確認しましょう。官公庁から取得しなければならない証明書もあるため、事前に必要書類を確認したうえで、準備しておくことも重要です。
受付完了の確認・その他情報の登録
登録したメールアドレスに、審査結果の通知がなされます。結果の通知までは、おおむね郵送から1週間程度かかります。
承認された場合は電子調達サービスにログインし、受付票を印刷しておきます。
承認されていない場合は、その理由が記載されていますので、不備の修正や不足書類を提出しましょう。申請データとは別に、申請先それぞれの自治体が求める情報を入力する必要もあります。
指名選定の参考情報になるため、できるだけ早く入力をしておくよう注意しましょう。
まとめ
東京の共同電子申請について、申請の流れや受付時期について解説してきました。まとめると以下のようになります。
- 東京の共同電子申請とは、東京都内の特別区、市町村、一部事務組合への申請等をインターネットで行うことができるもの。以上の自治体や一部事務組合の入札案件に参加するには「東京電子自治体共同運営電子調達サービス」で申請の必要がある。
- 受付時期は新規申請か継続申請によって異なる。新規申請は随時受け付けているが、継続申請では適切な有効期限の管理が必要。
- 申請では電子証明書の取得のような事前準備が必要。申請先、申請者によっても異なる点が多いので、手引きをよく確認しておく必要がある。
希望できる業種も細かく分かれており、細かな事前準備も必要になる申請です。難しいと感じる場合は、専門の行政書士に相談をしてみることをおすすめします。